文書のゴミ箱機能
機能概要
削除した文書を確認したり、削除した文書を削除前の状態に戻したりすることが出来る機能です。誤って消してしまうと困る文書が存在するバインダに設定することで、大切な文書を失ってしまうリスクを下げることが出来ます。バインダ単位で「ゴミ箱機能」を有効にすることで、使用することが出来ます。
手順
ゴミ箱機能の設定手順
ゴミ箱機能を有効にしたいバインダの文書一覧画面を開きます。サイドメニューから「バインダ属性」メニューを押下します。バインダ属性設定画面が表示されるので、「編集」ボタンを押下します。
編集モードになります。「ゴミ箱機能」にチェックを入れ、「保存」を押下します。
ゴミ箱機能が有効となり、文書一覧画面のサイドメニューに「ゴミ箱」が出現します。削除した文書の確認や操作は、サイドメニューの「ゴミ箱」から行います。
削除文書一覧画面
サイドメニューの「ゴミ箱」を押下すると、削除文書の一覧画面が表示されます。
デフォルトで削除された文書のビューが2つ作成されます。
ゴミ箱の削除済み文書を、削除前に戻すには、「戻す」ボタンを押下します。
文書が戻ったことを文書一覧で確認できます。
※「戻す」ボタンはバインダ管理者、文書管理者、もしくは文書を削除したユーザのみ利用可能です。
※削除済み文書を削除前に戻した場合、文書の「最終更新日」と「最終更新者」も削除前の状態になります。
ゴミ箱の複数の削除済み文書を一括で削除前に戻すには、一括処理機能を利用します。
※一括処理機能を使用するには、「削除文書ビュー」の設定を行う必要があります。
「一括処理」ボタンを押下すると、「アクションで絞り込み」ポップアップが表示されるので、「削除前に戻す」を押下します。
「削除前に戻す」で絞り込み中になるので、削除前に戻したい文書を選択し、「選択した文書を戻す」ボタンを押下します。
※「検索条件ですべて戻す」ボタンを押下すると、一覧表示されている文書をすべて削除前に戻します。
確認画面が表示されます。
「一括戻し実行」ボタンを押下すると、削除前に戻す処理が実行されます。
CSV出力のボタンを押下すると、削除文書一覧のCSVを出力することが出来ます。
削除文書ビュー
削除文書ビューはゴミ箱機能をonにした際に表示されます。
削除文書ビューの編集・作成は、ビュー定義画面の削除文書ビュータブで行うことが出来ます。
表 削除文書ビューと文書ビューの設定可能一覧
設定 | 項目 | 削除文書ビュー | 文書ビュー |
---|---|---|---|
表示項目 | 文書番号 | ○ | ○ |
文書タイトル | ○ | ○ | |
最終更新日時 | ○ | ○ | |
最終更新ユーザ | ○ | ○ | |
登録日時 | ○ | ○ | |
登録ユーザ | ○ | ○ | |
削除日時 | ○ | × | |
削除ユーザ | ○ | × | |
操作 | × | ○ | |
編集 | × | ○ | |
チェックアウト/ロック | × | ○ | |
親文書 | × | ○ | |
子文書 | × | ○ | |
既読情報 | × | ○ | |
戻す | ○ | × | |
デフォルトソート項目 | 文書番号 | ○ | ○ |
文書タイトル | ○ | ○ | |
最終更新日時 | ○ | ○ | |
登録日時 | ○ | ○ | |
削除日時 | ○ | × | |
チェックアウト/ロック | × | ○ | |
検索項目 | 文書番号 | ○ | ○ |
文書タイトル | ○ | ○ | |
最終更新日時 | ○ | ○ | |
最終更新ユーザ | ○ | ○ | |
登録日時 | ○ | ○ | |
登録ユーザ | ○ | ○ | |
削除日時 | ○ | × | |
削除ユーザ | ○ | × | |
チェックアウト/ロック | × | ○ | |
全文検索 | × | ○ | |
一括処理 | アクティビティ実施時の編集 | × | ○ |
業務で絞り込み | × | ○ | |
アクションで絞り込み-文書の編集 | × | ○ | |
アクションで絞り込み-文書の削除 | × | ○ | |
アクションで絞り込み-インデックス再作成 | × | ○ | |
アクションで絞り込み-削除前に戻す | ○ | × |
○…設定可能
×…設定不可能
※表示項目では、「アクション部品」のみ削除文書ビューでは表示設定不可能です。それ以外の部品は文書ビューと同じになります。
※フィルタ選択項目では、文書ビューの場合「削除日時」、「削除ユーザ」の項目が含まれているフィルタは選択できません。
※削除文書ビューの場合は、全てのフィルタを選択できます。
※集合項目はどちらのビューでも設定可能です。
※設定項目の「文書タイトル」は、フォーム定義のフォーム属性編集で「文書タイトル定義」を設定した場合のみ設定可能です。
表デフォルトで作成される削除文書一覧ビュー
ビュー定義名 | 設定項目 | デフォルトの設定項目値 | |
---|---|---|---|
自分が削除 | ビュータイプ | 削除文書ビュー | |
文書一覧に表示 | 非表示 | ||
公開レベル | 公開 | ||
表示項目 | 文書番号 戻す 文書タイトル 削除日時 削除ユーザ 最終更新日時 最終更新ユーザ 登録日時 登録ユーザ ※デフォルトソートは削除日時の降順です |
||
フィルタ選択 | 「自分が削除」フィルタ ※フィルタ定義に自動生成されます |
||
項目 | 値 | ||
フィルタ名 | 自分が削除 | ||
下記条件のすべてに一致する | |||
対象項目 | 削除ユーザ | ||
検索条件 | ログインユーザ | ||
検索項目 | 文書番号 文書タイトル 削除日時 削除ユーザ 最終更新日時 最終更新ユーザ 登録日時 登録ユーザ |
||
集計項目 | 空欄 | ||
ツリー設定 | ツリー表示しない | ||
一括処理 | 表示しない | ||
すべての削除文書(管理者用) | ビュータイプ | 削除文書ビュー | |
文書一覧に表示 | 非表示 | ||
公開レベル | 非公開 | ||
表示項目 | 文書番号 戻す 文書タイトル 削除日時 削除ユーザ 最終更新日時 最終更新ユーザ 登録日時 登録ユーザ ※デフォルトソートは削除日時の降順です |
||
フィルタ選択 | 空欄 | ||
検索項目 | 文書番号 文書タイトル 削除日時 削除ユーザ 最終更新日時 最終更新ユーザ 登録日時 登録ユーザ |
||
集計項目 | 空欄 | ||
ツリー設定 | ツリー表示しない | ||
一括処理 | 表示しない |
削除文書画面
削除文書画面は簡易閲覧画面でのみ表示可能です。削除文書の閲覧権限は、削除前のものが引き継がれます。
削除された文書は、簡易閲覧画面上部に「削除された文書」と表示されています。
注意事項
- サイドメニューの「定義入出力」はビュータイプに問わず、全て入出力と印刷が可能です。
- サイドメニューの「CSV出力」は、削除文書一覧の文書を出力できません。
- サイドメニューの「一括更新」は、削除文書一覧の文書を更新できません。
- サブフォームを利用するバインダで「文書削除時の動作」を「サブフォームバインダの文書も同時に削除する」にチェックを入れている場合、メインフォームの文書を戻すと、サブフォームの文書も一緒に戻ります。
- 親子文書を利用するバインダで、文書だけ削除した場合、削除文書を戻すと親子関係も戻ります。ノードを削除した場合は親子関係は戻りません。
- 集合ツリーの対象項目として、「削除日時」「削除ユーザ」は利用できません。
- 削除文書一覧では、既読未読機能は利用できません。
- 削除文書一覧では、コメントは閲覧モードで表示されます。
- 削除文書一覧では、親子文書の関連情報が表示されません。
- 「文書の削除」「削除済み文書を削除前に戻す」処理を行っても、文書の更新履歴には反映されません。削除済み文書を削除前に戻した場合、文書の「最終更新日」と「最終更新者」も削除前の状態になります。