文書の改訂

文書を更新する際、改訂文書を作成し、その文書に対する承認プロセスが完了するまで、文書を公開しないようにできます。文書の改訂が利用できるかどうかは、バインダの管理者によって設定されています。

改訂文書の作成・公開手順

文書の編集画面を開きます。

改訂文書を作成するかどうかのポップアップが表示されます。「OK」をクリックします。

改訂文書を編集します。文書の編集後、「登録」をクリックします。

改訂文書が作成されます。文書の改訂が終了後、「確認依頼」をクリックします。なお、ボタン名は、バインダの管理者により変更されている場合があります。

改訂文書の公開プロセスを開始するかどうかのポップアップが表示されます。「OK」をクリックします。

担当者設定で指定したユーザに承認依頼されます。改訂文書の内容を確認し、「承認」します。

すべての承認者が承認すると、改訂文書が元文書に反映されます。

バインダヘッダの操作メニューから「改訂」メニューをクリックすると、改訂中、および改訂済の文書一覧が表示されます。

なお、「否認」された場合は、文書のステータスが「改訂中止」となり、改訂文書は編集ができなくなります。改訂文書の削除と、改訂元文書の編集は可能です。

文書の改訂機能では、文書の改訂版を生成し修正完了後に元文書に結果を反映するため、通常の文書とは更新履歴の持ち方が異なります。

各操作の更新履歴について

編集から改訂文書を作成すると、元文書をコピーして改訂文書が作成される。
改訂文書の内容を繰り返し編集する。
これらの更新履歴は改訂文書 Ver.1にのみ保持されます。
確認依頼を実施して承認されると、元文書が改訂文書の内容で上書き更新される。
この際の更新履歴は、改訂文書の承認時の状態のみが更新履歴となります。
また、改訂履歴文書として改訂文書 Ver.1へのリンクも持ちます。

4~6の操作でも、1~3とは別の改訂文書で同様の記録が行われます。
そのため、最終的な更新履歴の見え方は下記のようになります。