文書の既読未読機能

機能概要

文書の既読・未読ステータスを表示する機能です。バインダ単位で「既読未読機能」を有効になるように設定することで利用可能になります。また、既読・未読情報を文書ごとに統計情報を取得することができます。

なお、既読処理が実行されるのは簡易閲覧画面・文書詳細画面・登録完了画面・編集完了画面の4か所で、編集画面やアクティビティ実施画面及びアクティビティ実施完了画面では処理されません。

手順

既読・未読機能の設定手順

既読・未読の設定を行う文書が登録されているバインダの文書一覧画面を開きます。サイドメニューから「バインダ属性」メニューを押下します。バインダ属性設定画面が開かれるので、「編集」ボタンを押下します。

編集モードになります。「既読未読機能」にチェックを入れると、定義情報が表示されるので、設定事項を記入し、「保存」ボタンを押下します。これで設定は完了です。

表 既読未読機能 定義情報

項目名 説明 選択方法・指定可能範囲 など
既読未読記録の文書有効範囲* 既読未読機能の対象となる文書の最終更新日からの日数を指定します。有効範囲外の文書は未読強調表示の対象外となります。

また有効範囲の期間が長すぎるとデータの母数が巨大になり、その結果として、文書一覧の性能が劣化する可能性があります。
任意の数値を入力します。1~10000まで設定可能です。
既読未読を記録する 自動記録・手動記録を選択します。
自動記録の場合は詳細画面を開くと自動的に既読になりますが、手動記録の場合は「既読にする」リンクをクリックしないと既読ステータスにはなりません。
ラジオボタンより「自動記録」「手動記録」のいずれかを指定します。
デフォルトは「自動記録」です。また「自動記録」に設定を行うと、文書を表示してから何秒後に既読にする設定を行うことが可能です。
文書更新時の動作 文書を更新した際の動作を選択します。 ラジオボタンより「未読に戻す」「既読のままにする」を選択します。
デフォルトは「未読に戻す」です。
文書の既読・未読統計情報 文書の既読・未読の統計情報を文書一覧画面で表示することが出来ます。 ラジオボタンより「公開」「公開先を指定する」のいずれかを指定します。
※「公開先を指定する」を指定した場合、直接アカウント(ユーザ、組織、役職グループ、プロジェクト)を指定、フォーム内のアカウント選択部品を指定、文書管理者のみに限定の3つを選択することができます。指定したアカウント以外には非公開になります。
既読ユーザ数表示 文書詳細画面で既読ユーザ数を表示させます。 チェックボックスより「表示する」をチェックします。
※「文書の既読未読統計情報」で公開先を指定しない場合、「既読ユーザ数表示」のチェックボックスは選択できません。
デフォルト統計対象 文書の既読・未読閲覧時のデフォルトを設定します。 直接アカウント(ユーザ、組織、役職グループ、プロジェクト)を指定するか、フォーム内のアカウント選択部品を指定します。

※ []は入力必須項目です。

既読・未読統計情報の設定手順

既読・未読機能の設定手順と同様にバインダ属性から既読未読機能にチェックを入れます。そして文書の既読・未読統計情報を「公開」にチェックを入れ、保存します。

※項目については「表 既読未読機能 定義情報」を参照してください。

※「公開先を指定する」を選択すると、公開先を指定するユーザを選び、選択したユーザのみ文書の既読・未読統計情報にアクセス可能となります。

次に文書一覧画面に既読情報を表示させます。ビュー定義よりビューを選択します。ビュー定義の作成については、【ビュー定義】を参照してください。

表示項目設定より既読情報を追加します。

文書一覧画面に、既読情報が追加されます。

「既読情報」をクリックすると、「文書既読・未読情報」画面に移り、集計結果が表示されます。

文書詳細画面に既読ユーザ数を表示することが出来ます。既読ユーザ数表示の文書詳細画面で「表示する」にチェックを入れ、保存します。

※「文書の既読未読統計情報」を「公開」にするか、「公開先を指定する」にして、公開先を指定しない限り、「既読ユーザ数表示」のチェックボックスは選択できません。

※バインダ属性で文書更新情報が「非公開」だと表示されません。

文書詳細画面に、既読ユーザ数が表示されます。

「既読ユーザ数」をクリックすると、「文書既読・未読情報」画面に移り、集計結果が表示されます。

画面一覧

文書一覧での表示

文書一覧では未読文書は太字として表示されます。

※既読情報には文書更新日時が含まれるため、既読にした文書が更新されると再度未読として扱われます。ただし、「文書更新時の動作」の設定で既読のままにすることもできます。

※リッチテキスト部品は太字表示の対象外となります。

※文書一覧と同様の他の画面(文書選択ポップアップ等)も同様に太字として表示されます。

※有効範囲外の文書は太字になりません。

文書詳細画面での表示

簡易閲覧画面・文書詳細画面・登録完了画面・編集完了画面では、「未読にする」「既読にする」リンクが追加されます。ただし、有効範囲外の文書ではリンクは表示されません。

文書既読・未読情報画面

既読・未読情報の統計画面であり、組織単位の集計、既読ユーザ、未読ユーザで分かれています。

文書既読・未読情報画面に遷移する方法は文書一覧画面もしくは文書詳細画面から遷移する方法があります。

  • 文書一覧画面から文書既読・未読情報画面に遷移する方法

文書一覧画面より「既読情報」をクリックします。

※既読情報を文書一覧画面に表示させるには【既読・未読統計情報の設定手順】を参照してください。

「文書既読・未読情報」画面に移り、組織単位の集計結果が表示されます。

  • 文書詳細画面から文書既読・未読情報画面に遷移する方法

文書詳細画面より「既読ユーザ数」をクリックします。

※既読ユーザ数を文書詳細画面に表示させるには【既読・未読統計情報の設定手順】を参照してください。

「文書既読・未読情報」画面に移り、既読ユーザの集計結果が表示されます。

組織単位の集計

※デフォルトのソートは組織名です。

対象組織&ユーザのデフォルト値は、バインダ概要で指定したデフォルト統計対象となります。 デフォルト統計対象が指定されていない場合は、ログインユーザのプライマリ所属組織がセットされます。 組織の直属ユーザ及び、子孫の既読ユーザを集計します。 ユーザ数のリンクをクリックすると、該当組織の「既読ユーザ」・「未読ユーザ」タブへ画面が切り替わります。

CSV出力のボタンを押下すると、組織単位の集計データのCSV出力画面が表示されます。

※ファイル名:docReadGroupCount_[バインダID]_[文書番号].csv

例:docReadGroupCount_10160_10.csv

表 組織単位集計のCSVファイルフォーマット

ヘッダ 項目名 データ例
groupId グループアカウント番号 2000000
groupName グループ名 ひびき株式会社
readCount 既読ユーザ数 1
unreadCount 未読ユーザ数 64

既読ユーザ一覧

※デフォルトソートは既読日時です。
対象組織&ユーザのデフォルト値は、バインダ概要で指定したデフォルト統計対象です。 デフォルト統計対象が指定されていない場合は、ログインユーザのプライマリ所属組織がセットされます。 所属組織は既読ユーザのプライマリ所属組織です。
CSV出力のボタンを押下すると、既読ユーザデータのCSV出力画面が表示されます。

※ファイル名:docReadDetail_[バインダID]_[文書番号].csv

例:docReadDetail_10160_10.csv

表 既読ユーザ集計のCSVファイルフォーマット

ヘッダ 項目名 データ例
mid ユーザアカウント番号 1000079
userName ユーザ名 山田太郎
primaryGroupId プライマリ所属組織アカウント番号 2000000
primaryGroup プライマリ所属組織名 ひびき株式会社
readTime 既読日時 2015-11-09 16:11:29

未読ユーザ一覧

※デフォルトのソートはユーザ名です。

対象組織&ユーザのデフォルト値は、バインダ概要で指定したデフォルト統計対象です。 デフォルト統計対象が指定されていない場合は、ログインユーザのプライマリ所属組織がセットされます。 所属組織は既読ユーザのプライマリ所属組織です。
CSV出力のボタンを押下すると、未読ユーザデータのCSV出力画面が表示されます。


※ファイル名:docUnreadDetail_[バインダID]_[文書番号].csv

例::docUnreadDetail_10160_10.csv

表 未読ユーザ集計のCSVファイルフォーマット

ヘッダ 項目名 データ例
mid ユーザアカウント番号 1000079
userName ユーザ名 山田太郎
primaryGroupId プライマリ所属組織アカウント番号 2000000
primaryGroupName プライマリ所属組織名 ひびき株式会社