業務プロセス定義の基本情報
業務プロセス定義の基本情報は、業務名など、プロセス全体に関わる情報です。
基本情報
業務プロセス定義の名前など基本的な情報を設定できます。
表 基本情報
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 業務名 | 業務プロセス定義の名前を入力します。 |
| 業務名(かな) | 業務プロセス定義のかな名を入力します。かな名は一覧画面で業務名によるソート時に使用されます。 |
| 業務プロセスキー | 業務プロセスにキーを設定できます。 バインダおよびプロセスの依存関係を保持するには、業務プロセスキーの設定が必要です。 |
| 説明 | 業務プロセス定義についての説明を入力します。 ※2000byteを超える文字列を入力すると、業務プロセス定義を正式版として公開時にエラーとなります。 |
| 業務カテゴリ | 業務カテゴリを指定します。 「権限を継承する」ボタン押下すると「権限」を指定した業務カテゴリの権限テンプレートの内容で上書きします。 |
| 主管部署 | 業務プロセス定義の主管部署を指定します。 |
| 開始可能業務一覧 | 開始可能業務一覧に表示するかしないかを設定します。 表示する場合は対象の端末種別も選択が可能です。 |
| メイン文書 | プロセスのメイン文書を指定します。メイン文書は通知時のURLや終了済みプロセスから文書を開く際に優先して利用されます。 開始バインダが定義されている場合は表示されません。 |
※ 業務カテゴリについては【アプリケーション管理ガイド：業務カテゴリ管理】にて設定手順を説明しています。
権限
業務プロセス定義に権限を設定し、操作を制限することができます。
表 権限
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 定義閲覧権 | 業務プロセス定義の閲覧が可能なユーザ・グループを選択します。 |
| 定義更新権 | 業務プロセス定義の更新が可能なユーザ・グループを選択します。 |
| 進行管理権 | プロセスの進行を管理できるユーザ・グループを選択します。 |
| 開始権 | 業務プロセス定義を公開した際にプロセスを開始することのできるユーザ・グループを選択します。 ワークスタイル種別では指定したワークスタイル種別のユーザのみがプロセスを開始できます。 ワークスタイル機能の紹介についてはこちらをご覧ください。 |
| 履歴追加公開先 | 業務プロセスの実施後に履歴を閲覧できるユーザ・グループを追加する際に選択します。 |
各権限についての詳細は、【業務プロセス定義の権限定義表】を参照してください。
通知設定
通知設定は業務プロセスの開始後、各アクティビティの担当者となるユーザ、または業務プロセスの終了時に対象となるユーザへのメール通知やTeams通知、Slack通知などを自動で行う設定です。
表 通知設定
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 通知 | 業務プロセスから自動での通知を行うか設定します。設定した場合のみ移行の項目を設定可能です。 |
| 通知種類 | 業務プロセスの処理中に通知するタイミングを設定します。 ・アクティビティ開始時に担当者へ通知する ・プロセス終了時に業務開始者へ通知する ※プロセス終了時の通知は「終了通知」「強制終了通知」が対象です。 |
| 通知方法 | 通知設定を有効にしている場合の通知方法を設定します。通知方法は「メール」「モバイルアプリ」「Teams」「Slack」を選択できます。 |
| 通知タイプ | 通知設定を有効にしている場合の通知タイプを設定します。通知タイプは「標準」「カスタム」のいずれかを選択できます。 カスタムの場合にはさらに各アクティビティで通知の有無や通知テンプレートを設定できます。 |
| Teamsメッセージ | 「Teams」への通知メッセージを記載することができます。 通知設定を有効にしており、通知方法で「Teams」を選択している場合に使用されます。 |
| Slackメッセージ | 「Slack」への通知メッセージを記載することができます。 通知設定を有効にしており、通知方法で「Slack」を選択している場合に使用されます。 |
メール通知するタイミングは、以下のように業務プロセスの処理ごとに異なる宛先となります。
表 通知メールが送信されるタイミングと宛先
| タイミング | 通知メールの宛先 |
|---|---|
| 汎用アクティビティ／承認アクティビティの開始処理後 | アクティビティの担当者 ※担当者が設定した代行者がある場合は、その代行者 |
| 業務プロセス正常終了 | 業務プロセス開始者 |
| 業務プロセスの強制終了 | 業務プロセス開始者 |
| 担当者が存在しないアクティビティにプロセスが進んだ時 | 業務プロセスの進行管理者 |
通知のタイトルや本文の変更については、【通知テンプレート】を参照してください。
通知の際の宛先は、対象ユーザのメールアドレスとなります。
※Teams連携の通知先は【システム管理：Microsoft Teams連携】の設定で変更されている場合があります。
Teamsメッセージへの記載方法
「Teamsメッセージ」項目では、「Teams」への通知にプロセス開始文書の内容を設定することができます。
ここで記載したメッセージは通知テンプレートの「Teamsメッセージ」 ${process.teamsMessage} に反映されます。
通知テンプレートの詳細は、【通知テンプレート（使用可能な変数）】を参照してください。
※「Teamsメッセージ」は、Teams内のSmartDBアプリ（個人宛）に送信されます。
表 Teams通知されるイベント
| イベント | Teamsへの送信条件 |
|---|---|
| アクティビティ開始 (担当通知) |
プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でTeamsが有効な場合 |
| アクティビティステップ開始 | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でTeamsが有効な場合 |
| コメントを求める (コメント依頼通知) |
「コメントを求める」画面で「依頼通知」項目が有効な場合 |
| コメントを回答する | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でTeamsが有効な場合 |
| プロセス終了 (終了通知) |
プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でTeamsが有効な場合 |
| プロセス強制終了 (強制終了通知) |
プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でTeamsが有効な場合 |
Slackメッセージへの記載方法
「Slackメッセージ」項目では、「Slack」への通知にプロセス開始文書の内容を設定することができます。 「Slackメッセージ」の記載方法については、【通知テンプレート（使用可能な変数）】を参照してください。
※「Slackメッセージ」は、「SmartDB Notify Bot」より送信されます。
表 Slack通知されるイベント
| イベント | Slackへの通知条件 |
|---|---|
| アクティビティ開始(担当通知) | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でSlackが有効な場合 |
| アクティビティステップ開始 | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でSlackが有効な場合 |
| コメントを求める(コメント依頼通知) | 「コメントを求める」画面で「依頼通知」項目が有効な場合 |
| コメントを回答する | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でSlackが有効な場合 |
| プロセス終了(終了通知) | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でSlackが有効な場合 |
| プロセス強制終了(強制終了通知) | プロセスで「通知設定」が有効で、且つ「通知方法設定」でSlackが有効な場合 |
詳細
業務プロセスの開始時のパラメータを指定するかを設定します。開始バインダを設定した場合は表示されません。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| コメント | 「コメント」を使用するかどうか設定します。 |
| 優先度 | 「優先度」を使用するかどうか設定します。 |
| 期限 | 「期限」を使用するかどうかを設定します。 |
開始バインダ
開始バインダでは、バインダを指定してバインダに文書を登録した後に業務プロセスを開始することができる定義です。登録された文書は、業務プロセス中に処理を加えることができます。また、開始バインダ定義では１つの文書のみが登録可能で、複数の文書を同一プロセスで作成する場合はアクティビティの文書作成ロボットを利用する必要があります。
※ 開始バインダ定義に指定可能なバインダは、業務プロセス定義を更新しているユーザがバインダ管理者またはバインダ設計者であるバインダです。
※ 業務プロセス開始時に文書を登録することができるのは、開始したユーザがSmartDBバインダに文書を登録する権利を持ったユーザになります。
手順
開始バインダ定義を利用する場合、業務プロセス定義の基本情報にある開始バインダ定義の｢使用する｣ボタンを押下します。
開始バインダ定義の設定画面が開きます。
表 開始バインダ定義の項目表
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 開始バインダ定義 | 開始バインダ定義が設定されていない場合、「使用する」ボタンが表示されます。設定を行うと、「クリアする」ボタンが表示され、押下すると開始バインダ定義の設定内容を消去します。 |
| ② | バインダ | 文書を作成するためのSmartDBバインダです。閲覧可能なバインダを指定することができます。文書は業務プロセス開始時に作成され、指定したバインダに登録されます。 |
| ③ | 文書情報格納先 | 指定したバインダを元に作成した文書の格納先を設定します。格納するには文書型(doc) のプロセス変数を用います。プロセス変数に文書を格納することで同じプロセス内に限り他のアクティビティでも登録した文書を利用することができます。 |
| ④ | 見出し | 業務プロセス開始時に業務プロセスの見出しを入力する箇所となります。バインダの文字列入力ボックスが利用できます。 ※見出しに利用できる文字列は80文字までです。80文字を超えるとエラーとなります。 ※「文書更新時に更新する」にチェックをつけると、文書更新時に「見出し」が更新されます。ただし、業務プロセス開始時に「見出し」の編集ができなくなります。 |
| ⑤ | 起案部署 | 業務プロセス開始時に起案部署を選択する箇所となります。設定したアカウント選択部品の組織が業務開始時に起案部署にセットされます。 ※本設定を利用した場合、業務開始時には起案部署は変更できません。 ※起案部署に指定可能なアカウントは単一の組織のみです。複数アカウントや組織以外が指定されている場合は業務開始できません。 |
| ⑥ | コメント | 業務プロセス開始時に業務プロセスのコメントを入力する箇所となります。バインダの文字列入力ボックスとテキストエリアが利用できます。 |
| ⑦ | 優先度 | 「優先度」を使用する場合にチェックします。 業務プロセス開始時に文書内にある「単一選択」部品を「優先度」として設定可能です。部品を選択しない場合は「業務開始確認画面」で指定できます。 部品を選択した場合には、文書更新時に「優先度」にあたる部品が更新されたら「優先度」を更新するかをオプションで指定します。 |
| ⑧ | 期限 | 「期限」を使用する場合にチェックします。 業務プロセス開始時に文書内にある「日付選択」部品を「期限」として設定可能です。部品を選択しない場合は「業務開始確認画面」で指定できます。部品を選択した場合には、文書更新時に「期限」にあたる部品が更新されたら「期限」を更新するかをオプションで指定します。 |
| ⑨ | ステータス | 「ステータス」を使用する場合にチェックします。 業務プロセスの進行に合わせて単一選択部品を「ステータス」として設定可能です。 |
| ⑩ | 複数回の開始 | プロセスが完了した文書に対し、再度プロセスを開始可能にするかどうかを指定します。初期値は「許可しない」です。 |
| ⑪ | 開始完了画面 | 業務開始ボタンを押下した後の開始完了画面の表示の設定が可能です。次のアクティビティの自動処理を「実行前の状態を表示」、「実行後の状態を表示」から選択可能です。 「実行前の状態を表示」させるを指定した場合、数秒後に同じ文書を開いて確認すると自動処理が反映されます。 |
| ⑫ | 開始条件 | 業務開始ボタンを有効にするための条件を指定します。 |
| ⑬ | 関連文書格納先 | 開始バインダ内でバインダ参照した部品と、格納するための文書変数をマッピングします。 プロセス内文書のチェックありはプロセス内文書、チェックなしはプロセス外文書として扱われます。 詳細はプロセス内文書とプロセス外文書もご参照ください。 |
※ 開始バインダ定義の各項目を編集する際も、バインダ管理者、バインダ設計者である必要があります。バインダ管理者、バインダ設計者以外の場合、各項目で部品を選択することができなくなります。
※ プロセス変数docについての詳細は【プロセス変数】を参照して下さい。
文書を作成するためのSmartDBバインダを指定します。「バインダ」項目の「編集」ボタンを押下します。
文書情報格納先として文書型（doc）のプロセス変数から１つをプルダウンから指定します。
業務プロセス開始時に、プロセスのタイトルとなる「見出し」を設定します。｢見出し｣プルダウンに、「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されるので選択します。
- 文字列入力ボックス
- 文書タイトル定義ありの場合は文書タイトル
- 文字列型自動更新部品
業務プロセス開始時に、プロセスの「起案部署」を設定します。「起案部署」プルダウンに、「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されるので選択します。
- アカウント選択（ポップアップ）
- アカウント選択（メニュー）
業務プロセスの開始時に説明やメモとなる｢コメント｣を選択します。｢コメント｣プルダウンに、「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されるので選択します。
- 文字列入力ボックス
- テキストエリア
- 自動更新部品
業務プロセスの開始時に指定可能な「優先度」を選択します。 文書内に「優先度」に該当する部品がある場合には、部品を選択して「至急」「優先」「通常」のいずれかにマッピングすることができます。 「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されます。
- 単一選択（項目）
- 単一選択（メニュー）
業務プロセスの開始時に指定可能な「期限」を選択します。 文書内に「期限」に該当する部品がある場合には、部品を選択します。 「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されます。
- 日付選択（年月日）
業務プロセスの進行に合わせて更新する「ステータス」を選択します。 文書内に「ステータス」に該当する部品がある場合には、対象部品を選択し、初期値を指定します。 「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されます。
- 単一選択（項目）
- 単一選択（メニュー）
業務プロセス完了時に2回目以降の開始ができるかどうかを指定します。
「業務開始」ボタンを押下した後の表示を指定します。
プロセスを開始後、次のアクティビティまたはロボットでイベントハンドラなど自動処理(※)がある場合、その自動処理を反映してから開始完了画面を表示させるかどうかを選択します。 実行後の状態を表示する場合は、自動処理が行われている間、待たされることになるため、注意が必要です。
実行前の状態を表示：開始完了画面にアクティビティの自動処理を反映させずに表示します。
※自動処理とは、以下を指します。
- 文書作成ロボットや汎用ロボットによる処理
- ロボットのアクティビティ開始時のイベントハンドラ、アクティビティ終了時のイベントハンドラ
- アクティビティで定義されたアクティビティ開始時のイベントハンドラ
開始に条件がある場合、開始条件を指定します。 「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフィルタ定義が一覧で表示されます。 選択したフィルタの条件に合致した場合のみ、「業務開始」ボタンが有効になり開始できます。 条件を満たさない場合に画面に表示するメッセージはカスタマイズできます。 未指定の場合は「業務開始条件を満たさないため、開始できません。」となります。 指定する場合は、任意のメッセージを入力してください。
開始バインダ内でバインダ参照している文書をアクティビティの文書情報格納先やイベントハンドラでも利用したい場合は、関連文書格納先でバインダ参照している部品と文書変数をマッピングします。 バインダ参照部品には、「バインダ」に設定したSmartDBバインダのフォーム定義に従って以下の項目が表示されます。
- バインダ参照ボタン
- 文字列入力ボックス（バインダ参照を有効にしたもの）
文書変数へ代入した後は、開始文書などと同様にアクティビティの文書情報格納先やイベントハンドラでも利用することが可能となります。 関連文書の文書変数への代入は下記のタイミングで実施されます。
- 業務開始時
- アクティビティ実施時（実施ボタンのイベントハンドラ実行前）
- イベントハンドラ <関連文書再取得/> の実行時
上記設定の完了後、「適用」ボタンを押下します。
■開始バインダの取消
開始バインダ定義を取消すには、「クリアする」ボタンを押下して定義内容をクリアし、「適用」ボタンを押下します。
