Adobe Acrobat Sign
SmartDBの文書に添付した契約書を電子契約サービスに連携することができます。
電子契約サービスとして「Adobe Sign」を利用する場合の手順です。
事前準備
電子契約サービス設定を始めるまえに準備します。
| Adobe Acrobat Sign | |
|---|---|
| アカウント | Adobe Acrobat Signにログインできるようにする。 ※Adobe Acrobat Signとの連携では、管理画面にログインしてWebAPIなどの情報が必要となります。 |
| SmartDB | |
| バインダ 業務プロセス |
※電子契約サービスで利用するバインダと業務プロセスは、次のテンプレートからインポートできます。 カテゴリ名：オプション 定義名：【電子契約連携】アドビサイン 含まれるバインダ：契約先マスタ、アドビサイン 含まれるプロセス：アドビサイン |
既に設定済みの場合は、追加で実施する必要がありません。
Adobe Acrobat Signのアクセストークン取得
※下記の手順は、連携するバインダ・業務プロセスごとに行う必要があります。 - Adobe Acrobat Signにログインし、「アカウント」>「個人環境設定」>「アクセストークン」にて、アクセストークン（統合キー、Integration Key）には下記の権限を付与します。
| 範囲 | 説明 |
|---|---|
| agreement_read | アカウント内の任意のユーザーの代理で文書およびデータにアクセス |
| agreement_write | アカウント内の任意のユーザーの代理で文書のステータスを管理 |
- 保存します。
- 「アクセストークン」を発行・取得します。
電子契約サービス設定
連携定義の作成
- 管理画面のサイドメニューから「新連携オプション」メニューをクリックします。
- 連携オプション設定画面が表示されます。 「Adobe Acrobat Sign」をクリックします。
Adobe Acrobat Sign定義一覧画面が表示されます。 - 「新規作成」をクリックします。
- 各項目を入力して保存します。
※新連携オプションでは Adobe Acrobat Signログイン時のメールアドレスの登録が必須になります。
注意点
Adobe Acrobat Signに連携するバインダの部品IDを明示的に設定する必要があります
- 連携バインダIDを指定します。
※連携バインダIDの欄をクリックすると、バインダ名の検索画面が出ます。
- 「バインダID」をクリックすると「バインダ選択画面」が開きます。
※「バインダ名（一部も可）」を入力して検索すると、連携できるバインダのリストが表示されます。リストから連携するバインダを選択すると、自動的に「バインダID」が設定されます。
- 定義タイトル、ログインID、アクセストークン、連携バインダを設定し、「保存」します。
| 項目 | 必須項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 連携定義のタイトル | ○ | 定義タイトルを入力します。 |
| Adobe Acrobat SignのログインID（メールアドレス） | ○ | Adobe Acrobat Signの「ログインID」を入力します。 |
| アクセストークン（インテグレーションキー） | ○ | Adobe Acrobat Signの「アクセストークン」を入力します。 ※新規登録時以外では編集できません。 |
| 文書（契約書）作成後の動作 | SmartDB 上で文書を作成後、 Adobe Acrobat Signへ連携するときの挙動（即座に送信する、下書きに格納する）を指定できます。本項目が指定がされていない場合（空の場合）は「即座に送信する」になります。 | |
| 連携バインダID | ○ | 事前準備で用意したバインダを選択します。 ※入力欄でバインダ名で検索し、検出されたバインダ名のリストから該当バインダを選択するとバインダIDが設定されます。 |
| 連携バインダ名 | ○ | 設定した連携バインダIDに該当する「バインダ名」を入力します。 |
| コピー先連携バインダID | 事前準備で用意したバインダを選択します。 ※監査などで、複数のバインダにある押印済み契約書を１か所に集めたい場合に指定します。指定が無い場合はコピーされません。 |
|
| コピー先連携バインダ名 | 設定したコピー先連携バインダIDに該当する「バインダ名」を入力します。 | |
| 契約書タイトル | ○ | 設定したコピー先連携バインダIDに該当する「バインダ名」を入力します。 |
| 署名担当者名1～10 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 署名先担当者メールアドレス1～10 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 署名先担当者パスワード1～10 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 共有先のメールアドレス1～10 | 宛先にCcとして追加できます。連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 | |
| 送信メッセージ | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 押印前の契約書 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 押印済の契約書 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 合意締結証明書 | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 | |
| 契約締結日 | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 押印ステータス | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 押印ステータス 選択項目ID（先方押印済） | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| 押印ステータス 選択項目ID（先方押印却下） | ○ | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 |
| コピー元バインダへの文書リンク | 連携バインダの部品IDを指定する必要があります。 | |
| コピー先連携バインダ内の文書リンク | 部品を指定します。コピー元文書へのリンクが設定されます。 |
※連携定義に部品キーは設定できません。バインダIDを選択します。
※バインダID 1個につき複数の連携定義を設定できます。
※「押印ステータス 選択項目ID（先方押印済）」と「押印ステータス 選択項目ID（先方押印却下）」の選択項目IDは手動で入力が必要です。
コピー先バインダについて
コピー先連携バインダを使用する場合は、コピー元とコピー先のバインダに同じ部品キー・部品タイプの組み合わせが必要になります。
連携可能なファイル形式はPDFのみです。バインダの設定で添付可能なファイルの種類を「.pdf」に制限してください。
※「コピー先連携バインダID」を設定した場合は「コピー元バインダへの文書リンク」の設定が必須です。
下記の場合、コピーの処理でエラーとなります。
1. コピー先バインダに部品キーをひとつも設定していない
2. コピー先連携バインダを連携定義に設定している
コピー先バインダにコピー対象として設定可能な部品タイプ
| 部品タイプ |
|---|
| 文字列入力ボックス |
| 数値入力ボックス |
| 文章入力エリア |
| リッチテキスト |
| 入力可能な単一選択（メニュー） |
| 日付選択 |
| 文書リンク |
| バインダリンク部品 |
| 自動採番 |
| 自動更新部品 |
| ファイルフォルダ |
| アカウント選択（ポップアップ） |
- すべて設定したら「保存」します。
- SmartDB連携オプションのAdobe Acrobat Sign定義一覧画面から、上記で保存した定義を選んで開きます。
- 定義編集画面からSmartDBプロセス定義、Adobe Acrobat Sign設定で入力するWebhookURL等を取得します。
各URLは次の設定で利用します。
| 項目 | 設定内容 |
|---|---|
| WebhookURL | SmartDB業務プロセス「通知ロボット」アクティビティのWebhook URLへ設定してください。 |
| Adobe Acrobat Sign連携WebAPI | Adobe Acrobat SignのWebhooksに設定してください。 |
| 完了した契約書手動取得 | SmartDBバインダ「アドビサイン」アクション部品に設定してください。 |
業務プロセス
事前準備で用意した業務プロセス定義（アドビサイン）をドラフト編集します。
- 「【通知ロボット】Adobe Acrobat Sign」を選択します。
- 定義設定で取得した「WebhookURL」をWebhookのURL（初期値では設定例が記載されています）へ入力して適用します。
- 「適用」をクリックします。
- 業務プロセス定義を正式版として公開します。
バインダ
新フォーム定義の画面でアクション部品のURLを変更します。
- 「アクション部品」をクリック
- 「URLを設定」をクリック
- 定義設定で取得した「完了した契約書手動取得」のURLをアクション部品の「URL」へ入力します。
- URL設定画面の「保存」をクリック
- アクション部品設定画面の「保存」をクリック
Adobe Acrobat Sign設定
- Adobe Acrobat Signにログインして「API > Webhooks」を開きます。
- 「＋」ボタンからWebhook設定を新規作成します。
- 各項目を設定します。
※下記内容を設定し、入力後保存します。
| 名前 | 入力値 |
|---|---|
| スコープ | グループ |
| グループ | Default Group |
| URL | SmartDBで作成した連携定義からAdobe Acrobat Sign連携WebAPIで取得したURLを入力します。 |
| イベント | 契約書のワークフローが完了しました。 契約書が拒否されました。 |
| 通知パラメータ | 契約情報 契約文書情報 契約書の参加者情報 署名済み契約文書 |
※「通知パラメーター」の「署名済み契約文書」のチェックは不要です。
利用手順
一般ユーザでログインし、上記で設定したバインダに文書を登録し、業務プロセスを開始します。
各種アクティビティを実施すると、Adobe Acrobat Signへ連携されます。
Adobe Acrobat Signでの確認が終わると、押印済となった契約書と合意締結証明書が登録されます。
