コラボレーター
コラボレーターオプションを利用することで、社員以外（協力会社や契約社員など）のユーザが、一時的にSmartDBを利用することができます。 コラボレーターに対しては、許可した業務（バインダ・プロセス）のみ使用できます。 コラボレーターの招待は、バインダ管理者が行います。 システム管理者は、有効化されたコラボレーターの確認や編集ができます。 下記では、コラボレーターの設定から利用までの手順を説明します。
注意事項
- コラボレーターを利用する場合は、ローカル認証を有効にしてください。
- コラボレーターの自動無効化設定が有効な場合、コラボレーターが最後にログインしてから３ヵ月経過してもログインが無い場合には自動的にログイン不能コラボレーターとなります。再度、ログインしたい場合は、システム管理画面から、一般コラボレーターに戻す必要があります。
- コラボレーターを間違えて招待した場合、招待メールのリンクの有効期限である１週間が経過するまで待つか、招待メールのリンクからコラボレーターが作成された後に、システム管理画面から該当ユーザを削除する必要があります。
制限事項
- 招待可能なバインダ数の上限は「 10 」です。
- バインダから参照されているバインダに対しても招待が必要です。
- バインダでの文書アクセス権限は、コラボレーター全体に対して、閲覧・編集・削除・一括操作の設定となります。
- コラボレーターの所属は「コラボレーターグループ」固定であり、セカンダリ所属組織や所属プロジェクトは設定できません。
- コラボレーターは、バインダ横断での全文検索は利用できません。
- コラボレーターはバインダヘッダにある「バインダの情報」を表示できません。
- コラボレーターによる、ユーザ・グループ選択画面では、コラボレーターの一覧と検索タブのみが表示されます。
- システム管理画面で「アカウントマスタの変更許可」が無効になっている場合、招待機能は利用できません。
利用手順
コラボレーター招待
バインダ概要の編集画面を表示します。
コラボレーター項目にある「新規に招待する」をクリックします。
すでに招待済みのコラボレーターを追加する場合は、「招待済みユーザから選択」をクリックします。
コラボレーターの招待画面が表示されます。
「招待」の操作後、バインダ概要画面を「更新」して確定すると、コラボレーター宛てに招待メールが送信されます。
コラボレーター設定
受信した招待メールのURLをクリックします。
コラボレーター設定画面が表示されます。 名前やパスワード、所属会社名などを入力し、「設定完了」をクリックします。
| 入力項目 | 説明 |
|---|---|
| 姓※ | 氏名を入力します。 |
| 名※ | 名前を入力します。 |
| ふりがな（姓）※ | 氏名のふりがなを入力します。 |
| ふりがな（名）※ | 名前のふりがなを入力します。 |
| パスワード※ | パスワードを入力します。 |
| パスワード（再入力）※ | パスワードを入力します。 |
| 所属会社名※ | 所属会社名を入力します。 |
※：必須入力です。
SmartDBのトップ画面が表示されます。
私のお気に入りには、招待されたバインダが表示されます。
コラボレーターの管理
コラボレーターオプションが有効になると、システム管理の契約情報画面にコラボレーターに関する情報が表示されます。
有効化されているコラボレーターのユーザ数と上限数の確認が可能です。
また、アカウントマスタ設定にコラボレーターのメニューが追加されます。
コラボレーター画面では、招待されたコラボレーターを一覧で確認することができます。
この一覧から、特定のコラボレーターの名前やパスワードを変えたり、強制的にログイン不能にすることもできます。
バインダ一覧からは、対象のコラボレーターが閲覧可能なバインダの一覧が表示されます。
